Bien préparer son projet de logiciel de gestion commerciale

Vous avez décidé de vous équiper d’un logiciel de gestion commerciale, d’un CRM ou d’un ERP? C’est une bonne nouvelle pour votre entreprise et son optimisation! Il va donc falloir définir votre projet pour faire les bons choix. Car il y en aura plusieurs à faire: sélection de la solution, de la technologie, du prestataire, etc…

Vous l’avez compris c’est un choix stratégique pour votre société. Et ce n’est donc pas à prendre à la légère car vous aller y passer du temps, y mettre de l’énergie et du budget (même si des solutions abordables existent désormais). Bien sûr il n’y a pas de recette miracle alors nous allons vous donner quelques conseils pour préparer avec simplicité votre projet de logiciel de gestion commerciale. Et vous pourrez bien sûr les adapter à votre sauce!

Définissez vos principaux objectifs!

Je vois souvent des chefs d’entreprise foncer tête baissée et tester plusieurs logiciels de gestion commerciale en se disant « je vais retenir celui qui me convient le mieux ». Même dans le cas d’une TPE c’est le meilleur moyen de se tromper. Car avant tout chose il faut savoir où l’on va. Pour cela il vous faudra définir vos objectifs. Nous allons donc voir comment les déterminer de façon simple en utilisant le quoi, quand, comment, combien.

Avant de commencer je vous donne juste un petit conseil: partez d’une feuille blanche en oubliant votre logiciel actuel. J’ai déjà vu des clients faire des comparatifs avec leur logiciel qui date d’il y a 10 ou 15 ans. « Oui mais avant je faisais comme ça ». Oui mais c’était avant et il y a eu beaucoup d’évolutions depuis. De plus c’est le meilleur moyen pour oublier que votre logiciel de gestion commerciale doit aussi être un outil de pilotage et pas seulement un logiciel de saisie.

Comment bien définir les objectifs d’un projet de logiciel de gestion commerciale?

1. Quoi? définissez 3 grands objectifs maximum comme par exemple: réduire les tâches administratives, mieux suivre ma trésorerie, optimiser ma gestion de stocks. A ne pas confondre avec les fonctionnalités du logiciel de gestion commerciales qui seront détaillées plus tard.
2. Quand? Ensuite indiquez en face de chacun de vos objectifs une dealine. Cela vous donnera les priorités et des limites de temps à ne pas dépasser.
3. Comment? Est-ce que vous avez des ressources en interne pour suivre le projet? Est-ce que vous allez gérer par vous-même une partie de votre projet ou totalement le déléguer à un prestataire? Posez-vous les bonnes questions: aurez-vous le temps et surtout les compétences? Et si ce temps passé pouvait être utilisé à autre chose comme par exemple aller chercher de nouveaux clients .
4. Combien? Autre point crucial à ne pas négliger: le budget. Combien allez-vous investir pour la mise en place du logiciel de gestion commerciale, pour la formation, pour la maintenance et les évolutions? Prévoyez un budget de départ pour la première année qui sera forcément plus élevé, et un budget annuel pour les suivantes.

Exemple d’objectifs:
– Objectif 1 : mieux suivre ma prospection : deadline 01/09
– Objectif 2 : mettre en place une relance des impayés: deadline 01/09
– Objectif 3 : optimiser ma gestion de stocks: deadline 31/12
100% délégué à un prestataire.
Budget année N: 2 500 €, budget N+1: 1 500€, budget années suivantes: 1 000 €

Et si vous rédigiez un cahier des charges?

Non ce n’est pas une drôle d’idée! C’est la base! Même si vous avez tout en tête vous allez devoir l’exprimer clairement aux différents intervenants de votre projet. En effet le cahier des charges fonctionnel vous permet de formaliser vos attentes et de détailler les spécifications attendues.

Je sais que ce n’est pas l’exercice le plus agréable pour certains mais rassurez-vous il n’est pas nécessaire d’en faire un roman. L’objectif est de faire clair, concis et compréhensible. Pensez aux futurs lecteurs et posez-vous la question de savoir s’ils vont bien comprendre votre projet et donc pouvoir y apporter les bonnes réponses. Un bon cahier des charges d’un logiciel de gestion commerciale c’est aussi l’assurance que le logiciel qui vous sera proposé correspondra à vos besoins.

Les étapes de votre cahier des charges

Pour que votre cahier des charges d’un logiciel de gestion commerciale soit le plus explicite possible, vous pouvez le structurer en suivant ces différents paragraphes:

• le contexte
• les objectifs
• le périmètre
• la description fonctionnelle
• le budget
• les délais

1. le contexte

Rédigez le contexte de votre projet: votre entreprise, ses ressources, l’état des lieux, les problématiques actuelles, la stratégie, etc…

Exemple :
Mon entreprise n’ a pas de logiciel de gestion commerciale . J’utilise donc des tableaux Excel et Google Drive. J’ai embauché un commercial et le partage d’information n’est pas optimum. Il nous faut aussi mettre en place un suivi de la relation client.

2. vos objectifs

Ici pas besoin de liste à la Prévert. Vous pouvez indiquer vos 3 grands objectifs (voir ci-dessus) ou vos attendus de façon générale mais quantifiés.

Exemple :
…Nous avons 25% de nos stocks qui sont faux. Notre objectif est d’atteindre 5% d’ici un an…

3. le périmètre

Si cela est nécessaire indiquez les limites du projet. Par exemple les services concernés, les régions qui seront impliquées.

4. la description fonctionnelle des besoins

Ce chapitre permet de rentrer dans le détail de vos attentes vis-à-vis du logiciel de gestion commerciale. Attention il ne s’agit pas ici de parler de technique mais bien de fonctionnalités.

Vous pouvez le faire dans les grandes lignes dans un premier temps et revenir dessus petit à petit. En effet un logiciel de gestion commercial est un domaine bien spécifique. Vous ne pouvez donc pas penser à tout. Sachez qu’un bon prestataire spécialisé dans les logiciels de gestion commerciale pourra vous conseiller et vous éclairer sur certains points.

Exemple :
Fonctionnalité ERP: gestion de la facturation
– créer une facture standard
– créer une facture d’acompte
– pouvoir gérer les escomptes

5. le budget pour votre logiciel de gestion commerciale

Là c’est un sujet! Est-ce que l’on annonce son budget ou non? Rares sont ceux qui voudront l’afficher. En tant que prestataire je peux vous dire que c’est tout de même bien de savoir où l’on va. Cela évite même à tout le monde de perdre du temps. En effet quel est l’intérêt de mettre de l’énergie sur un devis à 10 000 euros alors que vous n’en avez que 1 000? (et cela arrive plus souvent qu’on le pense…).

Dans le budget vous pouvez aussi prendre en compte les coûts indirects: le temps que vous allez y consacrer, l’achat de matériel, etc…. Et surtout anticipez les coûts de maintenance et d’évolution de votre logiciel de gestion commerciale.

Autre point budgétaire trop souvent oublié: la formation qui a pourtant un coût non négligeable. Même si vous pouvez obtenir une prise en charge il faudra l’anticiper au moins au niveau du temps.

6. délais

Pas de projets sans dealine! Vous devez indiquer à quelle date votre logiciel de gestion commerciale devra être opérationnel. On pourra pour les projets plus importants indiquer les dates pour différentes étapes: la fin des tests, les formations, la mise en production, etc..

Exemple :
Fin des tests : 01/02
Formation des utilisateurs: du 01/02 au 28/02
Mise en production: 01/03
Mise en place du calcul des marges: 01/05

Et voilà! Vous avez un cahier des charges qui vous a permis d’avancer sur vos réflexions. En en plus vous pourrez répondre « Oui, j’en ai un! » lorsque vous le demandera (et cela arrivera!).

Pour aller plus loin…

Le choix du prestataire

Il faut y penser dès maintenant car la réussite de votre projet dépend aussi de lui et surtout de votre relation avec lui. Quelle type de relation attendez vous avec lui? partenaire, conseils? Quelle latitude souhaitez-vous lui laisser?

Et puis il faudra sélectionner les prestataires à qui vous allez envoyer votre appel d’offre. Allez-vous contacter des société de service informatique ou des prestataires spécialisés? Nous vous conseillons bien sûr des prestataires spécialisés dans le logiciel de gestion commerciale. En effet c’est un domaine bien particulier qui demande une connaissance de la gestion en plus de l’informatique.

Exemple :
Nos attentes vis-à-vis d’un prestataire:
– réactivité
– doit connaître la logistique
– être capable de communiquer avec nos autres partenaires
– être certifié Qualiopi pour la prise en charge de la formation par notre OPCO

Et vos valeurs?

Cela est souvent oublié mais vos valeurs sont importantes au sein de votre entreprise et de sa stratégie. Vous pouvez donc les intégrer au sein de votre projet de logiciel de gestion commerciale.

Exemple :
Nos produits sont fabriqués en France. Nous demandons donc à notre prestataire informatique de ne travailler qu’avec des développeurs installés en France.

Faites vous accompagner pour bien choisir votre logiciel de gestion commerciale!

Vous allez investir de l’argent dans un domaine que vous ne connaissez pas forcément. Il peut donc être judicieux de se faire accompagner dans ses choix. Si vous n’avez pas de consultant c’est le moment d’en choisir un!

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